Conditions Générales de Vente

Article 1 — Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles la société Civik-ia (ci-après « le Prestataire ») fournit au client (ci-après « le Client ») l'accès à la Plateforme d'Intelligence Citoyenne (ci-après « la Plateforme »), solution logicielle de chatbot IA et de pilotage citoyen destinée aux collectivités territoriales françaises.

Les CGV s'appliquent à toute commande passée par le Client, qu'il s'agisse d'une commune, d'une intercommunalité, d'un département, d'une région ou de tout autre établissement public de coopération intercommunale.

Le fait de passer commande implique l'adhésion entière et sans réserve du Client aux présentes CGV, à l'exclusion de tout autre document.

Article 2 — Services fournis

La Plateforme d'Intelligence Citoyenne comprend les services suivants, selon le palier souscrit :

• Chatbot IA citoyen : assistant virtuel disponible 24h/24, 7j/7, alimenté par la base documentaire de la collectivité (délibérations, arrêtés, informations pratiques, horaires, démarches). Les réponses sont générées par une intelligence artificielle hébergée dans l'Union Européenne (Mistral AI, entreprise française).
• Dashboard Intelligence Citoyenne : tableau de bord à destination des élus et agents, comprenant les indicateurs clés d'activité (nombre de questions, thématiques, satisfaction, alertes tendance, sujets émergents).
• Campagnes Citoyennes : module de consultation et de participation citoyenne permettant de créer des sondages, votes et questionnaires diffusés aux administrés via notifications push, email et SMS. Le nombre de campagnes incluses dépend du palier souscrit.
• Formation initiale : formation des agents référents à l'utilisation de la Plateforme et à l'alimentation de la base documentaire, dispensée lors de la mise en service.
• Support technique : assistance par email (contact@civik-ia.fr) et visioconférence, du lundi au vendredi, 9h-18h (hors jours fériés).
• Maintenance et mises à jour : corrections de bogues, améliorations fonctionnelles et mises à jour de sécurité, incluses dans l'abonnement.

Article 3 — Commande et acceptation

3.1. Processus de commande

La commande est formalisée par la signature d'un bon de commande établi par le Prestataire et reprenant les éléments essentiels du contrat : palier tarifaire, durée d'engagement, montant de la mise en service et de l'abonnement mensuel.

La commande est réputée acceptée à la date de signature du bon de commande par les deux parties. Le bon de commande prévaut sur tout autre document échangé antérieurement (devis, correspondances, présentations).

3.2. Marchés publics

Les tarifs de la Plateforme ont été conçus pour rester sous le seuil de dispense de procédure de mise en concurrence prévu par le Code de la commande publique.

Le Client reste néanmoins responsable du respect de ses propres règles internes de validation budgétaire et de passation des marchés.

Article 4 — Tarification

4.1. Mise en service

Les frais de mise en service s'élèvent à 999 euros HT (mille cent quatre-vingt-dix-huit euros et quatre-vingts centimes TTC au taux de TVA en vigueur). Ils couvrent l'étude de la commune, la personnalisation de la base documentaire, la configuration de la Plateforme, la formation initiale et la validation.

En cas de parrainage par une collectivité déjà cliente, les frais de mise en service sont réduits à 799 euros HT.

4.2. Abonnement mensuel

Les montants s'entendent hors taxes. La TVA applicable est celle en vigueur au jour de la facturation.

4.3. Packs de campagnes supplémentaires

Au-delà du quota de campagnes inclus dans le palier souscrit, le Client peut acquérir des packs de campagnes supplémentaires :

• Pack +2 campagnes : 49 euros HT (ponctuel)
• Pack +5 campagnes : 99 euros HT (ponctuel)

Les campagnes supplémentaires sont utilisables sur l'année civile en cours et sont cumulables avec le quota du forfait. Elles ne sont pas reportables d'une année sur l'autre.

4.4. Révision des tarifs

Le Prestataire se réserve le droit de réviser ses tarifs une fois par an, au 1er janvier, avec un préavis de trois (3) mois notifié par écrit au Client. En cas de hausse supérieure à 5 %, le Client pourra résilier le contrat sans pénalité dans un délai de trente (30) jours suivant la notification.

Article 5 — Facturation et paiement

5.1. Facturation

Les frais de mise en service font l'objet d'une facture unique émise à la signature du bon de commande. L'abonnement mensuel est facturé à terme à échoir, le premier jour de chaque mois civil. Les packs de campagnes supplémentaires sont facturés à la commande.

5.2. Modalités de paiement

Le paiement s'effectue par virement bancaire ou par prélèvement SEPA, selon le choix du Client. Les coordonnées bancaires du Prestataire figurent sur chaque facture.

5.3. Délai de paiement

Conformément aux dispositions de l'article L441-10 du Code de commerce, le délai de paiement est fixé à trente (30) jours à compter de la date d'émission de la facture.

Pour les collectivités territoriales soumises au délai de paiement réglementaire, le délai applicable est celui prévu par le décret n° 2013-269 du 29 mars 2013, soit trente (30) jours à compter de la réception de la facture.

5.4. Pénalités de retard

En cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles de plein droit, sans qu'un rappel soit nécessaire, au taux d'intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix (10) points de pourcentage.

Une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est également due de plein droit, conformément à l'article D441-5 du Code de commerce.

Article 6 — Durée et renouvellement

6.1. Durée initiale

Le contrat est conclu pour une durée initiale de douze (12) mois à compter de la date de mise en service effective de la Plateforme.

6.2. Renouvellement

À l'issue de la période initiale, le contrat est renouvelé tacitement par périodes successives de douze (12) mois, sauf dénonciation par l'une des parties dans les conditions prévues à l'article 6.3.

6.3. Résiliation à l'échéance

Chacune des parties peut s'opposer au renouvellement du contrat en notifiant sa décision à l'autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception, avec un préavis de trois (3) mois avant la date d'échéance en cours.

6.4. Quotas de campagnes

Le quota annuel de campagnes citoyennes est calculé par année civile (du 1er janvier au 31 décembre). En cas de souscription en cours d'année, le quota est appliqué en totalité pour l'année civile de souscription, sans proratisation.

Article 7 — Mise en service

7.1. Délai

La mise en service de la Plateforme intervient dans un délai indicatif de quatre (4) semaines à compter de la réception du bon de commande signé et du règlement des frais de mise en service.

7.2. Étapes de mise en service

La mise en service comprend les étapes suivantes :

1. Étude de la commune : recueil des documents et informations nécessaires (délibérations, arrêtés, horaires, démarches, contacts, événements), identification des besoins spécifiques.
2. Personnalisation : configuration de la base documentaire, adaptation du chatbot au contexte local, personnalisation visuelle (logo, couleurs de la commune).
3. Formation : session de formation (en visioconférence ou sur site selon le palier) à destination des agents référents et, le cas échéant, des élus.
4. Validation : phase de test en conditions réelles, validation conjointe du bon fonctionnement de la Plateforme par le Prestataire et le Client.

7.3. Collaboration du Client

Le respect du délai de mise en service est conditionné à la collaboration active du Client, notamment la transmission dans les délais raisonnables des documents et informations nécessaires. Tout retard imputable au Client entraîne un report équivalent du délai de mise en service.

Article 8 — Obligations du Prestataire

8.1. Disponibilité

Le Prestataire s'engage à assurer une disponibilité de la Plateforme de 99,5 % sur une base mensuelle, hors périodes de maintenance programmée. Les maintenances programmées sont notifiées au Client avec un préavis de quarante-huit (48) heures et sont réalisées de préférence en dehors des heures ouvrées.

8.2. Support technique

Le support technique est accessible par email et visioconférence, du lundi au vendredi de 9h à 18h (heure de Paris), hors jours fériés. Le Prestataire s'engage à accuser réception de toute demande dans un délai de quatre (4) heures ouvrées et à apporter une réponse ou un diagnostic dans un délai de vingt-quatre (24) heures ouvrées.

8.3. Maintenance et mises à jour

Le Prestataire assure la maintenance corrective (correction des anomalies) et évolutive (nouvelles fonctionnalités, améliorations) de la Plateforme. Les mises à jour sont déployées automatiquement et sont incluses dans l'abonnement.

8.4. Hébergement et souveraineté

La Plateforme est hébergée sur une infrastructure OVH SAS (entreprise française), datacenters situés dans l'Union Européenne. Les données du Client et de ses administrés ne quittent pas l'Union Européenne.

Article 9 — Obligations du Client

9.1. Fourniture des données documentaires

Le Client s'engage à fournir au Prestataire l'ensemble des documents et informations nécessaires à l'alimentation de la base documentaire du chatbot (délibérations, arrêtés, informations pratiques, horaires, contacts, événements). Le Client garantit qu'il dispose des droits nécessaires à la communication de ces documents.

9.2. Désignation d'un référent

Le Client désigne un interlocuteur unique (ci-après « le Référent ») chargé de la coordination avec le Prestataire, de la mise à jour des informations et de la remontée des incidents éventuels.

9.3. Respect des CGU

Le Client s'engage à respecter et à faire respecter par ses agents les Conditions Générales d'Utilisation de la Plateforme.

9.4. Mise à jour des informations

Le Client est responsable de la mise à jour régulière des informations communiquées au Prestataire. Le Prestataire ne saurait être tenu responsable de l'inexactitude des réponses du chatbot résultant d'informations obsolètes ou erronées fournies par le Client.

Article 10 — Données personnelles

10.1. Rôles respectifs

Dans le cadre de l'exécution des présentes, le Client agit en qualité de responsable de traitement au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) pour les données personnelles des administrés traitées via la Plateforme. Le Prestataire agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.

10.2. Accord sur le traitement des données

Les conditions de traitement des données personnelles sont détaillées dans l'Accord sur le Traitement des Données (DPA) annexé au contrat et dans la page Conformité RGPD.

10.3. Engagements du Prestataire

Le Prestataire s'engage notamment à :

• Traiter les données personnelles uniquement sur instruction documentée du Client ;
• Garantir la confidentialité des données traitées ;
• Mettre en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données ;
• Ne pas transférer les données hors de l'Union européenne ;
• Assister le Client dans le respect de ses obligations au titre du RGPD (droits des personnes, analyse d'impact, notification de violations) ;
• Restituer ou supprimer les données à l'issue du contrat, au choix du Client.

Article 11 — Propriété intellectuelle

11.1. Droits du Prestataire

Le Prestataire est et demeure titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle portant sur la Plateforme, son code source, ses algorithmes, son architecture, sa marque, son logo et l'ensemble de ses éléments constitutifs. Aucune disposition des présentes CGV ne saurait être interprétée comme conférant au Client un droit de propriété sur tout ou partie de ces éléments.

11.2. Licence d'utilisation

Le Prestataire concède au Client, pour la durée du contrat, une licence d'utilisation non exclusive, non transférable et non cessible de la Plateforme, limitée aux besoins propres de la collectivité et de ses administrés.

11.3. Données du Client

Le Client reste propriétaire de l'ensemble des données et documents qu'il communique au Prestataire dans le cadre de l'alimentation de la base documentaire. Le Prestataire ne les utilise que dans le strict cadre de l'exécution du contrat.

Article 12 — Responsabilité et limitation

12.1. Nature des réponses du chatbot

Les réponses générées par le chatbot IA sont fournies à titre purement informatif. Elles sont basées sur la base documentaire constituée à partir des informations communiquées par le Client et ne constituent en aucun cas un avis juridique, administratif ou réglementaire officiel.

12.2. Limitation de responsabilité

La responsabilité du Prestataire au titre du contrat est limitée aux dommages directs et prévisibles. En toute hypothèse, la responsabilité totale du Prestataire, toutes causes confondues, ne pourra excéder le montant total des sommes effectivement perçues du Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de la responsabilité.

12.3. Exclusions

Le Prestataire ne saurait être tenu responsable :

• Des dommages indirects, notamment le manque à gagner, la perte de données, le préjudice d'image ou la perte de chance ;
• Des inexactitudes dans les réponses du chatbot résultant d'informations erronées, incomplètes ou obsolètes fournies par le Client ;
• Des décisions prises par les administrés sur la seule base des réponses du chatbot ;
• Des interruptions de service dues à un cas de force majeure (article 13) ou à un fait imputable au Client ou à un tiers.

Article 13 — Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable de l'inexécution ou du retard dans l'exécution de ses obligations contractuelles si cette inexécution ou ce retard résulte d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

Sont notamment considérés comme des cas de force majeure : les catastrophes naturelles, les guerres, les attentats, les grèves générales, les épidémies ou pandémies, les décisions gouvernementales ou réglementaires restreignant l'activité, les pannes généralisées des réseaux de télécommunications ou d'énergie, les cyberattaques d'ampleur exceptionnelle.

La partie affectée devra notifier l'autre partie dans les plus brefs délais, par tout moyen. Si la situation de force majeure perdure au-delà de trois (3) mois, chacune des parties pourra résilier le contrat de plein droit, sans indemnité, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Article 14 — Résiliation pour manquement

14.1. Mise en demeure

En cas de manquement grave par l'une des parties à l'une de ses obligations essentielles au titre des présentes, l'autre partie pourra lui adresser une mise en demeure de régulariser par lettre recommandée avec accusé de réception, précisant la nature du manquement constaté.

14.2. Résiliation

Si le manquement n'est pas régularisé dans un délai de trente (30) jours à compter de la réception de la mise en demeure, le contrat pourra être résilié de plein droit par la partie lésée, sans préjudice de tout dommage et intérêt.

14.3. Conséquences de la résiliation

En cas de résiliation, quelle qu'en soit la cause :

• Le Prestataire restitue au Client l'ensemble de ses données documentaires dans un format standard et exploitable (PDF, CSV, JSON), dans un délai de trente (30) jours suivant la date d'effet de la résiliation.
• Le Prestataire supprime les données du Client de ses serveurs dans un délai de soixante (60) jours suivant la restitution, sauf obligation légale de conservation.
• Les sommes dues au titre des services rendus jusqu'à la date d'effet de la résiliation restent exigibles.
• En cas de résiliation anticipée par le Client hors les cas prévus aux présentes, les mensualités restant dues jusqu'au terme de la période d'engagement en cours sont exigibles à titre d'indemnité de résiliation anticipée.

Article 15 — Droit applicable et juridiction

Les présentes Conditions Générales de Vente sont régies par le droit français.

En cas de litige relatif à l'interprétation, l'exécution ou la résiliation des présentes, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification du différend par l'une des parties.

À défaut de résolution amiable, le litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux compétents du ressort du Tribunal judiciaire de Narbonne.