Conditions Générales de Vente

Article 1 — Objet

Les présentes CGV ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles la société Civik-ia (ci-après « le Prestataire ») met à disposition d'une collectivité ou d'un établissement public (ci-après « le Client ») l'accès à la Plateforme d'Intelligence Citoyenne (ci-après « la Plateforme »), solution logicielle en mode hébergé (SaaS) comprenant un assistant conversationnel d'intelligence artificielle à destination des citoyens, ainsi que des outils de traitement et de pilotage à destination des agents et des élus.

Elles s'appliquent à toute commande passée par une commune, une intercommunalité (EPCI), un syndicat, un département, une région ou tout autre organisme public ou parapublic.

Toute commande emporte adhésion entière et sans réserve du Client aux présentes CGV, à l'exclusion de tout document contraire émanant du Client, sauf acceptation écrite expresse du Prestataire.

Article 2 — Définitions

Dans les présentes, les termes ci-dessous ont la signification suivante :

• Plateforme : l'ensemble logiciel édité par le Prestataire, accessible en ligne, comprenant l'application citoyenne, l'espace agent et l'espace élu.
• Marianne : nom d'usage de l'assistant conversationnel d'intelligence artificielle de la Plateforme, exposé aux citoyens.
• Citoyen : toute personne qui interagit avec l'application citoyenne, sans création de compte requise.
• Base de connaissances : l'ensemble des informations et documents communiqués par le Client (horaires, démarches, délibérations, arrêtés, règlements d'urbanisme, événements…) servant de socle aux réponses de Marianne.
• Bon de commande : le document signé par les parties précisant le palier souscrit, les options, les montants et la date de mise en service.
• Mise en service : la date à laquelle la Plateforme est rendue accessible aux citoyens du Client.
• Partie : le Prestataire ou le Client ; « les Parties » désigne les deux.

Article 3 — Documents contractuels et hiérarchie

Le contrat est constitué, par ordre de priorité décroissant, des documents suivants :

1. le bon de commande signé et ses éventuelles annexes particulières ;
2. l'Accord sur le traitement des données à caractère personnel (DPA) ;
3. les présentes Conditions Générales de Vente ;
4. les Conditions Générales d'Utilisation ;
5. le devis et la documentation commerciale en vigueur.

En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut pour la seule disposition concernée.

Article 4 — Description des services

La Plateforme est proposée selon plusieurs paliers fonctionnels. Le détail des fonctionnalités incluses dans le palier souscrit figure au bon de commande. À titre indicatif :

• Essentiel : assistant conversationnel Marianne (réponses sourcées sur la Base de connaissances, disponibles en continu), accueil hyperlocal, transparence des sources, alertes intelligentes et tableau de bord de base.
• Engagement : tout le palier Essentiel, complété par le module de signalements (photo, géolocalisation, suivi) et un tableau de bord enrichi.
• Pilotage : tout le palier Engagement, complété par le cockpit élu narratif, l'espace agent (traitement des demandes), les démarches guidées et, en option, le raccordement à FranceConnect sous réserve d'éligibilité et d'habilitation.
• Souverain : offre sur devis pour les intercommunalités, départements et regroupements de communes (multi-collectivités, pilotage agrégé, accompagnement dédié).

La Plateforme inclut la maintenance (corrective et évolutive), les mises à jour de sécurité et fonctionnelles, ainsi qu'une formation initiale des agents référents lors de la mise en service.

Article 5 — Commande et formation du contrat

5.1. Processus

La commande est précédée d'un devis. Elle est formalisée par la signature d'un bon de commande par une personne dûment habilitée à engager le Client. La signature peut intervenir par voie électronique, au moyen d'un procédé de signature conforme au règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS). Le contrat est formé à la date de signature du bon de commande par les deux Parties.

5.2. Commande publique

Les montants de la Plateforme sont conçus pour permettre, le cas échéant, une passation sans publicité ni mise en concurrence préalables.

Article R2122-8 du Code de la commande publique : possibilité, pour les marchés de fournitures et de services dont la valeur estimée est inférieure à 40 000 € HT, de contracter sans publicité ni mise en concurrence préalables.

Le Client demeure seul responsable du respect de ses propres règles internes de validation budgétaire et de passation des marchés.

Article 6 — Conditions financières

6.1. Structure tarifaire

La rémunération du Prestataire se compose, selon le bon de commande :

• de frais de mise en service uniques, couvrant l'étude de la collectivité, la constitution de la Base de connaissances, la configuration, la personnalisation et la formation initiale ;
• d'un abonnement mensuel correspondant au palier souscrit ;
• le cas échéant, de packs de campagnes citoyennes supplémentaires et de toute option souscrite (par exemple l'envoi de SMS).

Les montants applicables, hors taxes, sont ceux figurant au devis et au bon de commande en vigueur, qui font foi entre les Parties. La TVA au taux légal en vigueur s'ajoute aux montants hors taxes.

6.2. Programme « Partenaires Fondateurs »

Le Prestataire peut proposer, dans la limite d'un nombre de places restreint, un programme « Partenaires Fondateurs » comportant un tarif de lancement préférentiel pendant les trois (3) premiers mois, puis l'application du tarif normal du palier souscrit. Le bénéfice du tarif de lancement suppose le maintien de l'abonnement pendant cette période de trois mois (voir article 8.4). Les conditions précises figurent au bon de commande.

6.3. Révision des tarifs

Le Prestataire peut réviser ses tarifs une fois par an, avec un préavis écrit de trois (3) mois. En cas de hausse supérieure à 5 %, le Client peut résilier le contrat sans pénalité dans les trente (30) jours suivant la notification, par écrit.

Article 7 — Facturation et paiement

7.1. Facturation

Les frais de mise en service sont facturés à la signature du bon de commande. L'abonnement est facturé mensuellement. Les packs de campagnes et options sont facturés à la commande. Les factures sont émises par voie électronique.

7.2. Paiement

Le règlement s'effectue par virement bancaire. Les coordonnées bancaires du Prestataire figurent sur chaque facture.

7.3. Délai

Le délai de paiement est de trente (30) jours à compter de la réception de la facture.

Décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique ; article L441-10 du Code de commerce.

7.4. Retard de paiement

En cas de retard, des pénalités sont exigibles de plein droit, sans rappel préalable, au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix (10) points de pourcentage. Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est également due de plein droit.

Articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce.

Article 8 — Durée, reconduction et résiliation

8.1. Prise d'effet et durée

Le contrat prend effet à la mise en service. Il est conclu sans engagement de durée : l'abonnement est mensuel et se reconduit tacitement de mois en mois.

8.2. Résiliation par le Client

Le Client peut résilier à tout moment, par écrit (courrier électronique à contact@civik-ia.fr ou lettre recommandée), moyennant un préavis de un (1) mois. La résiliation prend effet à la fin du mois civil suivant la réception de la demande. Aucune indemnité n'est due, sous réserve de l'article 8.4.

8.3. Résiliation par le Prestataire

Le Prestataire peut résilier moyennant un préavis de deux (2) mois, par écrit.

8.4. Cas particulier du tarif de lancement

Lorsque le Client bénéficie du tarif de lancement « Partenaires Fondateurs » (article 6.2), la résiliation avant l'issue des trois (3) premiers mois entraîne la perte de l'avantage tarifaire : les mois déjà consommés peuvent être régularisés au tarif normal du palier souscrit.

8.5. Résiliation pour manquement

En cas de manquement grave d'une Partie à une obligation essentielle, non réparé dans les trente (30) jours suivant une mise en demeure restée infructueuse, l'autre Partie peut résilier de plein droit, sans préjudice de dommages et intérêts.

8.6. Effets

La résiliation, quelle qu'en soit la cause, ouvre droit à la réversibilité des données dans les conditions de l'article 14. Les sommes dues au titre des services exécutés jusqu'à la date d'effet restent exigibles.

Article 9 — Mise en service

9.1. Délai

La mise en service intervient dans un délai indicatif raisonnable à compter de la réception du bon de commande signé et des éléments nécessaires. Ce délai est précisé au bon de commande.

9.2. Étapes

1. Étude : recueil et vérification des informations de la collectivité.
2. Personnalisation : constitution de la Base de connaissances, configuration et habillage aux couleurs de la collectivité.
3. Formation : session à distance (visioconférence) destinée aux agents référents et, le cas échéant, aux élus.
4. Validation : le Client valide l'exactitude des données et le bon fonctionnement avant l'ouverture au public.

9.3. Collaboration du Client

Le respect du délai est conditionné à la collaboration du Client, notamment la transmission et la validation des informations. Tout retard imputable au Client entraîne un report équivalent.

Article 10 — Obligations du Prestataire

10.1. Nature de l'engagement

Le Prestataire est tenu d'une obligation de moyens. Il met en œuvre les diligences raisonnables pour assurer le bon fonctionnement et la continuité de la Plateforme.

10.2. Disponibilité et maintenance

Le Prestataire s'efforce d'assurer une disponibilité élevée de la Plateforme. Les opérations de maintenance programmée sont, dans la mesure du possible, réalisées en dehors des heures ouvrées et annoncées à l'avance. Des interruptions ponctuelles peuvent survenir, notamment pour maintenance, mise à jour ou cause extérieure.

10.3. Support

Le support est accessible par courrier électronique (contact@civik-ia.fr) et par messagerie professionnelle. Le Prestataire s'engage à prendre en charge toute demande dans un délai de quarante-huit (48) heures ouvrées. Les incidents critiques sont traités en priorité, dans la limite des moyens du Prestataire, le Client étant tenu informé.

10.4. Hébergement et souveraineté

La Plateforme est hébergée sur une infrastructure souveraine fournie par OVH (société française), au sein de centres de données situés dans l'Union européenne. Le moteur d'intelligence artificielle est opéré au sein de l'Union européenne. Les données du Client et des citoyens ne sont pas transférées hors de l'Union européenne.

Article 11 — Obligations du Client

11.1. Fourniture et exactitude des informations

Le Client fournit les informations et documents nécessaires à la Base de connaissances et en garantit l'exactitude ainsi que le droit de les communiquer. Le Client valide ces informations avant la mise en ligne ; il est responsable de leur mise à jour.

11.2. Référent

Le Client désigne un interlocuteur unique chargé de la coordination, de la transmission des mises à jour et de la remontée des incidents.

11.3. Exactitude des réponses

Le Prestataire ne saurait être tenu responsable d'une réponse inexacte de Marianne résultant d'informations erronées, incomplètes ou obsolètes communiquées ou non mises à jour par le Client.

11.4. Respect des CGU

Le Client respecte et fait respecter par ses agents les Conditions Générales d'Utilisation.

Article 12 — Données à caractère personnel

12.1. Rôles

Pour les données à caractère personnel traitées via la Plateforme, le Client agit en qualité de responsable de traitement et le Prestataire en qualité de sous-traitant, au sens du règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »).

12.2. Encadrement

Le traitement est encadré par un Accord sur le traitement des données (DPA) conforme à l'article 28 du RGPD, annexé au contrat, et détaillé sur la page Conformité RGPD.

12.3. Engagements du Prestataire

• traiter les données uniquement sur instruction documentée du Client ;
• garantir la confidentialité et la sécurité des données par des mesures techniques et organisationnelles appropriées ;
• ne pas transférer les données hors de l'Union européenne ;
• n'avoir recours qu'à des sous-traitants ultérieurs présentant des garanties suffisantes, avec information préalable du Client ;
• assister le Client au titre des droits des personnes, des analyses d'impact et de la notification des violations ;
• restituer ou supprimer les données en fin de contrat, au choix du Client (article 14).

L'application citoyenne est conçue pour fonctionner sans création de compte ni collecte d'identité du citoyen.

Article 13 — Propriété intellectuelle

13.1. Droits du Prestataire

Le Prestataire demeure titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle sur la Plateforme, son code, son architecture, ses interfaces, ses signes distinctifs et ses éléments constitutifs. Les présentes n'opèrent aucun transfert de propriété au profit du Client.

13.2. Licence

Le Prestataire concède au Client, pour la durée du contrat, une licence d'utilisation non exclusive, personnelle, non cessible et non transférable, limitée aux besoins de la collectivité et de ses citoyens.

13.3. Données du Client

Le Client demeure propriétaire des données et documents qu'il communique. Le Prestataire ne les utilise que pour l'exécution du contrat.

Article 14 — Réversibilité et restitution des données

En fin de contrat, quelle qu'en soit la cause, le Prestataire restitue au Client, sur demande, ses données et sa Base de connaissances dans un format standard et exploitable (par exemple CSV, JSON ou PDF), dans un délai de trente (30) jours suivant la date d'effet de la résiliation.

Sauf obligation légale de conservation, le Prestataire supprime ensuite les données du Client de ses systèmes dans un délai de soixante (60) jours suivant la restitution, et en atteste sur demande.

Article 15 — Responsabilité

15.1. Nature des réponses

Les réponses de Marianne sont fournies à titre informatif. Elles reposent sur la Base de connaissances constituée à partir des informations du Client et ne constituent pas un avis juridique, administratif ou réglementaire officiel.

15.2. Limitation

La responsabilité du Prestataire est limitée aux dommages directs et prévisibles. En toute hypothèse, sa responsabilité totale, toutes causes confondues, ne pourra excéder le montant des sommes effectivement perçues du Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.

15.3. Exclusions

• dommages indirects (perte d'exploitation, manque à gagner, perte de données, préjudice d'image, perte de chance) ;
• inexactitudes résultant d'informations erronées, incomplètes ou obsolètes fournies par le Client ;
• décisions prises par un citoyen sur la seule base d'une réponse de Marianne ;
• interruptions imputables à un cas de force majeure, au Client ou à un tiers (réseaux, fournisseurs, services publics tiers).

Article 16 — Assurance

Le Prestataire s'engage à souscrire et à maintenir, au plus tard à la mise en service du premier contrat client, une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant son activité. Une attestation peut être communiquée sur demande.

Article 17 — Confidentialité

Chaque Partie s'engage à conserver confidentielles les informations non publiques échangées dans le cadre du contrat, et à ne les utiliser que pour son exécution, pendant toute la durée du contrat et deux (2) ans après son terme. Sont exclues les informations publiques, déjà connues ou dont la divulgation est exigée par la loi ou une autorité compétente.

Article 18 — Force majeure

Aucune Partie n'est responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Sont notamment visés : catastrophes naturelles, conflits, attentats, épidémies, décisions des autorités, pannes généralisées des réseaux de télécommunications ou d'énergie, cyberattaques d'ampleur exceptionnelle, défaillances d'un fournisseur essentiel. La Partie affectée en informe l'autre dans les meilleurs délais. Si la situation perdure au-delà de trois (3) mois, chaque Partie peut résilier de plein droit, sans indemnité, par écrit.

Article 19 — Cession et sous-traitance

Le contrat ne peut être cédé par le Client sans accord écrit préalable du Prestataire. Le Prestataire peut recourir à des sous-traitants pour l'exécution de tout ou partie des prestations ; il demeure responsable de leur exécution à l'égard du Client. Le recours à des sous-traitants ultérieurs de données est encadré par l'article 12 et le DPA.

Article 20 — Qualité des parties

Le Client contracte en qualité de personne morale de droit public ou de professionnel, pour les besoins de son activité. En conséquence, les dispositions du Code de la consommation relatives aux contrats conclus avec des consommateurs, et notamment le droit de rétractation, ne s'appliquent pas.

Article 21 — Règlement amiable des différends

En cas de différend relatif à l'interprétation, l'exécution ou la résiliation du contrat, les Parties s'efforcent de trouver une solution amiable dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification écrite du différend par l'une d'elles.

Article 22 — Droit applicable et juridiction

Les présentes CGV sont régies par le droit français.

À défaut de résolution amiable, le litige est porté devant la juridiction compétente du ressort du siège du Prestataire, soit le Tribunal judiciaire de Narbonne, sauf disposition d'ordre public attribuant compétence à une autre juridiction en raison de la qualité de personne publique du Client.

Article 23 — Dispositions diverses

Intégralité. Le contrat exprime l'intégralité de l'accord des Parties sur son objet et remplace tout échange antérieur.

Nullité partielle. Si une stipulation est jugée nulle ou inapplicable, les autres demeurent en vigueur.

Non-renonciation. Le fait pour une Partie de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Évolution des CGV. Le Prestataire peut faire évoluer les présentes CGV. Les CGV applicables sont celles en vigueur à la date de la commande ; toute modification substantielle en cours de contrat est notifiée au Client avec un préavis raisonnable.