Politique de Confidentialité

1. Responsable du traitement

Base légale : article 13 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD)

Pour les traitements réalisés dans le cadre du site vitrine civik-ia.fr :

Civik-ia
Responsable de la publication : Thibaut Harang
Email : contact@civik-ia.fr
Site web : civik-ia.fr

2. Données collectées et finalités

Base légale : articles 5, 6 et 13 du RGPD ; articles 4 et 5 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 (Informatique et Libertés)

2.1. Via le site vitrine civik-ia.fr

Formulaires du site :

• Formulaires concernés : le formulaire « Nous écrire » de la page d'accueil ; le formulaire de contact et la fiche de demande de la page Conseil ; le formulaire de contact et la fiche de projet de la page Atelier ; le calculateur de prix (pages des prix et Marianne) ; le formulaire de contact de la page Marianne ; le formulaire du livre blanc ; le formulaire de la page de démonstration
• Données collectées par les formulaires de contact des pages Conseil et Atelier : nom, structure, adresse email, besoin exprimé en une phrase
• Données collectées par la fiche de demande (Conseil) : type et taille de la structure, fonction, domaine et situation, description de la situation en une ou deux phrases, attentes, délai et budget envisagés, nom, structure, adresse email, téléphone (facultatif)
• Données collectées par la fiche de projet (Atelier) : type de projet, destinataire du projet, briques choisies, délai, budget, hébergement et accessibilité souhaités, description de l'idée, nom, structure, adresse email. Le croquis dessiné sur la page reste dans le navigateur et n'est pas transmis
• Données collectées par le formulaire « Nous écrire » de la page d'accueil : sujet choisi, nom, adresse email, message
• Données collectées par le calculateur de prix (pages des prix et Marianne) : nom, adresse email, commune, nombre d'habitants et code INSEE, récapitulatif des choix faits dans le calculateur
• Données collectées par le formulaire de contact de la page Marianne : nom, prénom, fonction (facultative), adresse email, téléphone (facultatif), commune, nombre d'habitants (facultatif), message (facultatif)
• Données collectées par le formulaire du livre blanc : prénom, nom, adresse email professionnelle, fonction, commune ou intercommunalité (facultatif), et votre choix sur la case « Je ne souhaite pas recevoir les nouveautés de Civik-ia ». Elles servent à vous donner accès au livre blanc et, à l'occasion, à vous informer par courriel des nouveautés de Civik-ia en rapport avec votre fonction, sauf si vous avez coché cette case ; base légale de ces messages : intérêt légitime de Civik-ia à faire connaître ses services (article 6.1.f du RGPD). Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans frais, en répondant à l'un de ces messages ou en écrivant à contact@civik-ia.fr ; votre adresse ne reçoit alors plus aucun de ces messages
• Données collectées par la page de démonstration : adresse email, commune (saisie ou choisie dans la démonstration), fonction (facultative) et les questions posées à la démonstration, transmises avec l'adresse email ; les réponses de la démonstration ne sont pas transmises. Le formulaire du bas de la page sert à répondre à votre demande d'une démonstration au nom de votre commune. L'adresse laissée après trois questions pour continuer la démonstration sert à revenir vers vous au sujet de Marianne ; base légale de cet usage : intérêt légitime de Civik-ia à faire connaître ses services (article 6.1.f du RGPD). Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans frais, en répondant à l'un de nos messages ou en écrivant à contact@civik-ia.fr
• Base légale, sauf mention contraire ci-dessus : mesures précontractuelles prises à la demande de la personne (article 6.1.b du RGPD)
• Finalité : répondre aux demandes et préparer l'échange qui suit
• Destinataires : pour les formulaires des pages d'accueil, Conseil, Atelier, des prix, du calculateur de la page Marianne, du livre blanc et de la page de démonstration, le serveur de Civik-ia, hébergé par OVH SAS en Allemagne, qui les reçoit sans les conserver et les transmet par courriel, et Brevo (Sendinblue SAS, société française), qui achemine ce courriel ; si ce serveur ne répond pas ou ne peut pas traiter la demande, Formspree, Inc. (États-Unis) les reçoit en secours. Pour le formulaire de contact de la page Marianne : Formspree, Inc. (États-Unis), qui le reçoit et le transmet à Civik-ia. Le transfert vers Formspree est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Pour tous les formulaires : Google (messagerie Google Workspace de Civik-ia), où les demandes sont reçues ; Anthropic : l'assistant qui aide Civik-ia à lire et classer son courrier peut lire ces demandes
• Accusé de réception (formulaires des pages d'accueil, Conseil, Atelier, des prix, du calculateur de la page Marianne, du livre blanc et de la page de démonstration) : un courriel peut être envoyé à l'adresse saisie pour confirmer l'arrivée de la demande ; il ne reprend rien de ce que vous avez écrit, seulement le nom du formulaire et la date, ou pour le livre blanc le lien du document, et indique quoi faire si vous n'êtes pas à l'origine de l'envoi. Il part par le même relais Brevo
• Protection contre les envois abusifs (mêmes formulaires) : l'adresse IP et une empreinte (hachage) de l'adresse email ne sont gardées que dans la mémoire vive du programme d'envoi, qui ne les écrit ni dans un fichier ni dans une base ; elles servent seulement à limiter le nombre d'envois sur une heure et les accusés de réception envoyés à une même adresse sur 24 heures. Le journal des formulaires note un numéro, le formulaire, la page, la taille et le résultat de l'envoi, jamais le nom, l'adresse email, le message ni l'adresse IP (le journal du serveur web est décrit en section 4). Base légale : intérêt légitime de Civik-ia à protéger le service et les personnes dont l'adresse serait saisie par un tiers (article 6.1.f du RGPD)
• Durée de conservation : 12 mois après le dernier échange, puis suppression
• Vos droits : vous pouvez accéder à ces données, les corriger ou les faire effacer en écrivant à contact@civik-ia.fr (voir la section 5)

Données de navigation (mesure d'audience) :

• Données collectées : pages visitées, durée de session, type d'appareil et de navigateur, via Google Analytics 4
• Si vous acceptez la mesure d'audience, nous mesurons aussi la lecture du film d'accueil : démarrage, fin ou repli vers une version plus légère, famille de codec vidéo et classe d'écran. Aucun identifiant propre à Civik-ia n'est ajouté. Sans accord, rien n'est envoyé.
• Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD ; article 82 de la loi Informatique et Libertés)
• Finalité : mesure et amélioration de l'audience du site vitrine
• Aucune mesure d'audience n'est effectuée tant que vous n'avez pas donné votre consentement via le bandeau cookies. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment via le lien « Cookies »
• Durée de conservation : 13 mois maximum pour les cookies, 14 mois pour les données (recommandation CNIL)

Journal du serveur web et pages de démonstration :

• Données collectées : pour chaque connexion au site, le serveur web note l'adresse IP, la date et l'heure, la page demandée, le code de réponse, la taille de la réponse, la page de provenance et l'identifiant du navigateur
• Finalités : la sécurité du site et le diagnostic des pannes ; pour les pages de démonstration de Marianne préparées pour une commune (adresses commençant par civik-ia.fr/demo/), savoir si et quand la démonstration a été consultée, pour décider d'une relance
• Comptage des pages de démonstration : un programme lit le journal et ne garde, pour chaque jour et chaque démonstration, que le nombre de consultations de la page, sans adresse IP ni navigateur. Ces pages ne déposent aucun cookie et ne contiennent aucun traceur
• Base légale : intérêt légitime de Civik-ia à sécuriser son site et à suivre les démonstrations qu'elle adresse aux communes (article 6.1.f du RGPD)
• Durée de conservation : 14 jours pour le journal du serveur web ; pour le comptage des consultations, 12 mois après le dernier échange avec la commune, puis suppression
• Vos droits : vous pouvez vous opposer à ce traitement en écrivant à contact@civik-ia.fr (voir la section 5)

2.2. Via la Plateforme d'Intelligence Citoyenne (collectivités clientes)

Conversations chatbot citoyen :

• Données collectées : contenu textuel des questions posées par les citoyens
• Base légale : exécution d'une mission d'intérêt public (article 6.1.e du RGPD) : la collectivité est responsable du traitement
• Finalité : fourniture du service de renseignement automatisé aux citoyens
• Aucune donnée d'identification n'est requise pour utiliser le chatbot. Les conversations se font sans compte ni identité demandée. Les questions reconnues comme portant sur un thème sensible (santé, justice, urgence, prestations sociales, emploi, situation administrative) ne sont pas enregistrées dans la base
• Durée de conservation : 90 jours à compter de la question. Au-delà, le texte de la question et celui de la réponse sont effacés de la base, chaque jour, par une procédure automatique. Seules subsistent des informations statistiques sans contenu ni identité (date, thème, indice de confiance, note éventuelle, identifiant de session aléatoire), qui alimentent les tableaux de bord de la collectivité

Comptes administrateurs (agents, élus) :

• Données collectées : nom, prénom, email professionnel, rôle, collectivité de rattachement
• Base légale : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD)
• Finalité : accès sécurisé à l'espace mairie, qui n'est pas encore ouvert
• Durée de conservation : jusqu'à la fin du contrat, puis suppression dans les délais de l'accord sur le traitement des données. Les codes de connexion à usage unique et l'adresse IP associée à chaque tentative de connexion sont supprimés au bout de 7 jours

3. Destinataires des données

Les données personnelles sont accessibles à :

• L'équipe technique Civik-ia (personnel habilité, soumis à obligation de confidentialité)
• Les agents et élus autorisés de la collectivité cliente (pour les données de leur plateforme uniquement)
• L'hébergeur OVH SAS (sous-traitant technique, dans le cadre strict de l'hébergement)
• Mistral AI (société française), qui rédige les réponses selon ses conditions et son accord de traitement des données ; la question lui est transmise telle que la personne l'a écrite, avec les échanges précédents de la même conversation, sans compte ni identifiant
• Formspree, Inc. (États-Unis ; sous-traitant du formulaire de contact de la page Marianne, et sous-traitant de secours des formulaires des pages d'accueil, Conseil, Atelier, des prix, du calculateur de la page Marianne, du livre blanc et de la page de démonstration, qu'il ne reçoit que si le serveur de Civik-ia ne répond pas ou ne peut pas traiter la demande ; données détaillées en section 2.1 ; transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne)
• Brevo (Sendinblue SAS, société française ; relais d'envoi des courriels des formulaires des pages d'accueil, Conseil, Atelier, des prix, du calculateur de la page Marianne, du livre blanc et de la page de démonstration, et des accusés de réception, données détaillées en section 2.1)
• Google (messagerie Google Workspace de Civik-ia, où sont reçues les demandes envoyées par les formulaires du site vitrine)
• Anthropic (l'assistant qui aide Civik-ia à lire et classer son courrier peut lire les demandes envoyées par les formulaires du site vitrine)
• Google LLC / Google Ireland Ltd. (mesure d'audience Google Analytics 4 du site vitrine uniquement, uniquement si vous y consentez via le bandeau cookies ; un transfert de données vers les États-Unis peut intervenir, encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne)

Aucune donnée n'est communiquée à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.

Les données de la Plateforme d'Intelligence Citoyenne (conversations chatbot, statistiques d'usage des collectivités) sont hébergées sur un serveur OVH situé en Allemagne ; les réponses sont rédigées par le moteur de Mistral AI, dont le lieu de calcul n'est pas fixé par contrat. Les formulaires des pages d'accueil, Conseil, Atelier, des prix, du calculateur de la page Marianne, du livre blanc et de la page de démonstration passent par ce même serveur, puis par le relais de courriel de Brevo jusqu'à la messagerie de Civik-ia, avec Formspree (hébergé aux États-Unis) en secours ; le formulaire de contact de la page Marianne passe directement par Formspree. Ces flux concernent uniquement les données volontairement fournies par les visiteurs dans ces formulaires, y compris, pour la démonstration, les questions qui lui sont posées.

4. Hébergement et mesures de sécurité

Base légale : article 32 du RGPD (Sécurité du traitement)

• Hébergement Plateforme : OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France (siège social) : serveur situé en Allemagne
• Chiffrement des échanges : HTTPS (TLS)
• Accès au serveur : par clé cryptographique seulement
• Journalisation : journal du serveur web conservé 14 jours (contenu et finalités en section 2.1)
• Sauvegardes : quotidiennes, conservées 14 jours sur le serveur et 30 jours dans une copie hors site en France

5. Vos droits

Base légale : articles 15 à 22 du RGPD ; articles 48 à 56 de la loi Informatique et Libertés

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès (article 15 RGPD) : obtenir confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie
• Droit de rectification (article 16 RGPD) : corriger des données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement (article 17 RGPD) : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation
• Droit à la limitation (article 18 RGPD) : suspendre le traitement dans certaines circonstances
• Droit à la portabilité (article 20 RGPD) : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
• Droit d'opposition (article 21 RGPD) : vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime

Pour exercer vos droits : adressez votre demande à contact@civik-ia.fr en précisant votre identité. Nous nous engageons à répondre dans un délai d'un mois conformément à l'article 12.3 du RGPD.

Réclamation auprès de la CNIL : en cas de difficulté dans l'exercice de vos droits, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07, www.cnil.fr

6. Cookies et traceurs

Base légale : article 82 de la loi Informatique et Libertés ; lignes directrices de la CNIL du 17 septembre 2020

Le site civik-ia.fr utilise deux catégories de cookies et traceurs :

1. Cookies strictement nécessaires (exemptés de consentement, article 82 de la loi Informatique et Libertés) :

• Préférence de thème (clair/sombre) : stockage local, aucune donnée transmise
• Mémorisation de votre choix de consentement aux cookies de mesure d'audience : stockage local

2. Cookies de mesure d'audience (soumis à votre consentement préalable) :

• Google Analytics 4 (cookies _ga, _ga_*) : mesure pseudonymisée de l'audience du site vitrine
• Ces cookies ne sont déposés qu'après votre accord explicite via le bandeau affiché lors de votre première visite. « Refuser » est aussi simple et accessible qu'« Accepter »
• Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via le lien « Cookies » situé en bas à gauche de chaque page
• En l'absence de consentement, ou en cas de refus, aucun script de mesure d'audience n'est chargé et le site fonctionne normalement

Aucun cookie publicitaire ni de profilage commercial n'est déposé. La mesure d'audience est configurée en respectant les lignes directrices de la CNIL.

7. Modification de cette politique

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour pour refléter des évolutions légales ou techniques. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de page. En cas de modification substantielle, les utilisateurs inscrits seront informés par email.